仕事を効率よく進めるための目標設定のコツ【考え方と設定法】
早く仕事を終わらせて家に帰ってゆっくりしたい。もっと自分の時間が欲しい。そのためには仕事を効率よく終わらせたい。効率よく進めるためには目標設定が大切だってよく聞くけど、どんな目標を立てたら効率がよくなるのかわからない。
そんな疑問に答えます。
仕事における目標設定の大切さ
仕事の効率を上げる目標設定の基本
仕事の効率を上げる目標設定のコツ
仕事を効率よく進めるための目標設定のコツまとめ
参考図書
残業続きで仕事終わりは帰って寝るだけ。もっと自分の時間が欲しいけど、休日は仕事の疲れを癒すためにゆっくりしちゃって、気づいたらまた月曜日。
出来れば平日の仕事を早く効率よく終わらせて、平日の疲れは平日で癒したい。早く仕事を終わらせてスキルアップに向けた勉強に時間を充てたい。
でも、どうやったら効率よく仕事が終わるようになるのかわからない。
こういった方が、効率よく仕事を終わらせられるようになる目標設定のコツをお伝えしたいと思います。
■仕事における目標設定の大切さ
恐らく、大部分の方は仕事をするうえで目標を設定することの重要性は理解されていると思います。
しかし、実際に仕事をしていると急な案件や、時間のなさが原因で“とりあえず動く”が常態化している方も多いのではないでしょうか。
事実、私も学生の頃、研究室での過剰な仕事量に対し、いちいち目標なんて立ててたら終わらん！とりあえず手当たり次第やって終わらせていくしかない！と思って、目標なんて立てずにやみくもに動いていた記憶があります…
その場その場では、考えるよりまず実行。というのも一つの有効な手法であることは事実です。ですが、長期的なスパンで見れば、この「目標なしでとりあえず動く」というのは損失です。
✓仕事における「目標なしでとりあえず動く」が長期的に損な理由
あなたが社会人の場合、例外なく常に晒されているものがあります。
それは「評価の目」です。
会社からの評価、上司からの評価、同期や後輩からの評価、または他社からの評価。接する人が多ければ多いほど、評価の目は増えていきます。そして、例外なく接する人すべてが、あなたを評価します。
評価というと固く聞こえるかもしれませんが、あいつは仕事が出来る、といったことや、これはあいつに頼もう、なども評価の一種です。つまり、あなたに関する印象が評価なのです。
もちろん、会社である以上、上司からは数字で評価されることも多いでしょう。ただし、上司も人間である以上、評価にはあなたへの印象も大きく影響を与えます。
つまり、働く以上、私たちは常に評価の目に晒され続けます。この評価の目から良い評価をとるために必要不可欠なのが「目標」なのです。
少し話が抽象的になってしまいました。。目標設定をすることで「仕事が効率よく進み」、かつ「会社からの評価も上がる」という関連性については、また後ほど解説させていただきます。いったん具体的な話に戻りますね。
■仕事の効率を上げる目標設定の基本
仕事の効率を上げる目標設定の基本は、以下の3つです。
・なぜ、この仕事を今しなければいけないのか
・どうしてこの仕事が必要なのか
・この仕事を通じて相手はどういった結果を得たいのか
そして、目標を設定する際に意識して欲しいことが1つあります。それは、「そもそも、その目標を達成することが自分にとって必要なのか」ということです。
もちろん、社会人である以上、仕事は給料という対価を貰ううえで必要なことです。では、その仕事に対する目標は誰のための、誰にとっての課題なのでしょうか。
例えば、上司から「〇月〇日までこの資料を作って欲しい」と頼まれたとします。
この場合、この仕事は誰にとっての課題なのでしょうか。
いや、自分の仕事だから自分の課題だろう。と思ったあなた。半分正解で半分間違いです。じゃあ、仕事は会社から依頼されたものだから、会社のための課題？ 惜しいですね。少し抽象度が高すぎます。
ここで意識していただきたいのは、その仕事を終わらせることで誰が満足するのか、ということです。ここで満足する人こそがその仕事を課題だと思っている人です。
先ほどの例で言うと、資料作成を〇月〇日までに終わらせるというのは、あなたの課題であり、この仕事自体は仕事を依頼してきた上司の課題なのです。
少しわかりにくいでしょうか。では、こう考えてみて下さい。
あなたがその仕事を期限内に終わらせて上司に提出したとして、上司はその後どうするでしょうか。
その資料を基にお得意先へ商談をしたり、さらに会社のお偉いさんに向けてプレゼンをするかもしれません。つまり、あなたが作成した資料は上司の商談やプレゼンをするという仕事を達成するための課題なのです。
✓その仕事は誰から評価されるのか
では、その仕事が誰の課題かわかったところで、もう一つ考えていただきたいことがあります。
あなたはビジネスマンは何を持って評価されていると考えますか？
おそらく、ビジネスマンが評価される項目、つまり仕事が出来ると思われる要因は、「その仕事の結果が相手の期待を超えているかどうか」ではないでしょうか。
ここまでやっといて欲しいと思っていた仕事に＋αで仕事をしてくれる部下や後輩を見ると、「おお、仕事できるな」と思うのは誰も同じだと思います。
これを仕事で行うためには、その仕事をやることで満足する人を見極め、その人がこの仕事をどう見ているのかが大事になります。先程の例では、あなたに依頼された仕事を課題としているのは、あなたの上司だという感じですね。
そこで、目標を立てる際に最初に上げた3点
・なぜ、この仕事を今しなければいけないのか
・どうしてこの仕事が必要なのか
・この仕事を通じて相手はどういった結果を得たいのか
これらのことを考えて目標を立てるようにしてください。そうすれば、おのずとあるべき最終状態が与えれた仕事＋αの状態になっていると思います。
■仕事の効率を上げる目標設定のコツ
では、実際に仕事の効率を上げる目標設定のコツを解説していきます。
①現在の自分の状況を把握する
仕事の進捗状況や、スケジュールなど。自分がその仕事にどれだけの時間を割けるのか
②あるべき目標を考える
この仕事は誰のための課題で、どのレベルが最低ラインなのか、この仕事は自分の手を離れた後どうなるのかを含めた＋αの目標を立てて下さい。
③そのための具体的な手法を全てリストアップし、作業に落とし込む
ここからが仕事を効率化する一番のコツです！まずは簡単なことも含めて、その仕事を達成するために必要なことを全て紙に書き出してみて下さい。仕事の達成に必要な項目すべてを作業にまで落とし込んで下さい。
④その手法を月・週・日で割り振る
その仕事の期限にもよりますが、今月はここまで達成する。そのために週次ではここまで達成する。では、今週はこれとこの作業を行う。といった形でスケジュールに落とし込みます。
⑤週ごとの検証項目を設定する
仕事の達成度を数字で評価できる検証設定が出来ると良いです。その際に、なぜその数字が目標になるのかまで、説明できるようにしておいて下さい。（理想は日ごとの検証ですが、まずは週ごとでも大丈夫です）
⑥スケジュールに落とし込んだ目標を徹底的に実行していく
以上です。検証の方法についてはまた別で記事を作成したいと思いますが、この7点を順に行っていただくだけでも、仕事が今までよりも早く進むようになり、かつ周囲からの評価も上がるはずです。
なんだ、結局普通のことじゃないか。と思われる方もいらっしゃるでしょうが、この普通のことが出来ていない人が多いのが現状です。ぜひ騙されたと思って一度試してみて下さい。
作業効率を上げるために1番効くのは、④番の「目標達成に必要な全ての手法を、実働レベルの作業にまで落とし込む」というところです。
他に何も考えずにその作業に集中できる状況を作ることが、あなたの仕事の効率をはるかに向上させます。あとは、その作業が終わった後、検証して改善していくだけです。
■仕事を効率よく進めるための目標設定のコツまとめ
仕事を効率よく進めるための目標設定のコツをまとめると、
- 誰のための目標かを明確にし、目標到達に向けた手法を全て書き出す
- 目標到達に向けた手法を作業に落とし込み、全て数値で評価できるようにする
- 作業を全てスケジュールに落とし込む
- 時間が来たら圧倒的に作業だけに集中する
以上です。とりあえずで仕事を始める前に、10分ほど時間をとってみて下さい。以上のコツは早くやれば10分ほどで終わりますので。
ぜひ、行動してみてあなたにあった目標設定法にカスタマイズしていってください。
■参考図書
Cから始めるPDCA（日本能率教会マネジメント）
プロの課題設定力(清水久三子）
